ABC wspólnoty

08-10-2015
„Wiedza tajemna”, czyli jak zmienić zarządcę?
Category: Ogólna ABC wspólnoty 
Posted by: admin

Tajemna, bo czasem skrupulatnie ukrywana przez zarządców przed ich Klientami. Tak jakby to nie jakość usług, a niewiedza Klientów miały zarządcę uchronić przed utratą zlecenia. Jaki ma sens praca z niezadowolonym klientem? Czy lekarz będzie leczył pacjenta, który mu nie ufa i nie jest zadowolony z jego diagnoz i sposobu leczenia? Czy adwokat będzie reprezentował Klienta, który nie chce z nim współpracować? Czy krawiec uszyje garnitur na miarę Klientowi, jeżeli ten nie pozwoli mu tej miary pobrać?

Współdziałanie i zaufanie to warunki dobrej współpracy. Nie jedyne oczywiście, ale na pewno niezbędne. Jeżeli ich zabraknie to ze współpracy nic dobrego nie wyniknie i najlepsze co można w takiej sytuacji zrobić, to ją szybko zakończyć. Tak zrobi lekarz, prawnik i krawiec. Nawet przedsiębiorca budowlany, który przecież „nie cofnie się przed niczym”. A zarządca nieruchomości? Bywa różnie i pewnie reguł nie ma, ale złych przykładów jest wiele. Często trzyma się kurczowo swojego Klienta jak przysłowiowy rzep psiego ogona. Klient otrząsa się chcąc się go pozbyć, a zarządca kombinuje, jak koń pod górę, żeby mu to utrudnić. Druga sprawa, że Klient czasem nie ma obiektywnego powodu do zmiany zarządcy, ale czy musi mieć? Otóż nie. Klient ma prawo do zmian, eksperymentów i poszukiwań, a „porzucony” zarządca wcale nie musi być „złym” zarządcą i takim nie musi się czuć. Związek Klient – zarządca to nie jest związek na całe życie. Bywa, że pomiędzy Klientem, członkami wspólnoty lub zarządem a zarządcą nieruchomości po prostu „nie ma chemii”. Zarządca zarzyna się, stara, chodzi na rzęsach, przytula do snu, a chemii jak nie było, tak nie ma. I najczęściej już nie będzie. Jak Klient raz zamarzy i pofantazjuje o lepszym zarządcy, czasem z sąsiedniej nieruchomości, a czasem znanym ze stron internetowych to na nic nie zda się tłumaczenie, że ten nowy, piękniejszy i lepszy nie oferuje nic więcej, niż ten stary rzeczywiście robi.

Panie i Panowie zarządcy, szanujmy prawa naszych Klientów do zmian i nie lejmy łez, gdy stajemy się ich ofiarą. I rozstańmy się z nim z klasą i życzliwością. Znane są w końcu przypadki, gdy skruszony Klient wraca na łono zarządcy, którym wzgardził i którego porzucił. Dobre rozstania dają taką szansę. Złe, w atmosferze wrogości i wojny, podchodów i obustronnych spisków ją odbierają definitywnie i na zawsze pozostawiają zadrę i urazę. I tak zwany „smród”.

Każdy zarządca, wie, co Klient musi zrobić, aby dokonać zmiany. Klienci też powinni wiedzieć, bo ich niewiedza nie może być jedynym powodem utrzymywania nieudanej współpracy. Informuję o tym wszystkich swoich klientów podczas pierwszego spotkania, zebrania wspólnoty lub przy podpisywaniu umowy o zarządzanie. Ta wiedza jest Klientom potrzebna również ze względów formalnych, aby wskutek wadliwego „pozbycia” się zarządcy uniknąć sytuacji „dwuwładzy”.  A tak może się zdarzyć, gdy nowy zarządca już się zadomawia, a stary jeszcze się nie wyprowadził, bo czuje się nadal Panem domu. Sytuacje, które musi rozstrzygać sąd, są żenujące dla obu stron.

Inaczej przebiega procedura zmiany, gdy wspólnota ma swój zarząd, wybrany w trybie artykułu 20 Ustawy o własności lokali i inaczej, gdy wspólnota ma zarządcę, któremu zarząd został powierzony w trybie artykułu 18 tej ustawy. Wbrew często propagowanym opiniom, w obu przypadkach niemal równie łatwo i skutecznie można to zrobić, pod warunkiem, że rzeczywiście chce tego wspólnota, a nie jest to widzimisię kilku niezadowolonych ze swojego życia Klientów.

W sytuacji gdy wspólnota ma swój zarząd status zarządcy nieruchomości świadczącego jej usługę zarządzania, lub czasem zwaną w umowach administrowania, jest statusem zleceniobiorcy. Niczym innym. Zarząd umowę wypowiada, z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez, jeżeli zarządca dopuścił się ciężkiego naruszenia warunków umowy. Najczęściej jednak należy okres wypowiedzenia zachować. Wraz z końcem okresu wypowiedzenia kończy się współpraca. W okresie wypowiedzenia zarządca jest zobowiązany świadczyć usługę w pełnym zakresie i teksty typu „to niech już Państwu zrobi nowy zarządca” są nie na miejscu. Chyba, że jest wyraźnym życzeniem Klienta, żeby pewne rzeczy robił już nie stary, a nowy zarządca. Opowieści o tym, że do wypowiedzenia umowy z zarządcą konieczna jest uchwała wspólnoty należy między bajki włożyć. Najlepiej te z „Księgi tysiąca i jednej nocy”, bo tam to się przynajmniej dzieje… Jeżeli jednak czujemy, że zarządca należy do tych „kurczliwie trzymających się” to z tzw. ostrożności procesowej warto czasem aby taką uchwałę wspólnota podjęła. Niewielkim nakładem pracy oszczędzimy sobie kopania się z zarządcą wytrącając mu z ręki ostatnią i jakże  wątpliwą deskę ratunku. Ale skoro tonący brzytwy się chwyta to co dopiero ostatniej deski. Wiem o czym mówię, bo przejmowałem nieruchomości od MPGMu.

Ciut bardziej skomplikowana jest procedura zmiany, gdy Klient ma do czynienia z zarządcą, któremu zarząd powierzono umową w formie aktu notarialnego lub uchwałą zaprotokołowaną przez notariusza, czyli w trybie, o którym mówi art. 18 księgi – biblii zarządców nieruchomości i wspólnot mieszkaniowych, czyli Ustawy o własności lokali. I tutaj znowu, wielu Klientów spotka się lub już spotkało z sytuacją, w której dotychczasowy zarządca będzie im wmawiał, że zmiana wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza, co w praktyce oznacza sporą trudność natury techniczno - logistycznej. Średnia frekwencja na zebraniach oscyluje w okolicach kilkunastu procent, a uchwały przegłosowuje się bezwzględną większością co oznacza, że dla kontynuowania głosowania protokołowanego przez notariusza w trybie indywidualnego zbierania głosów notariusz ów musiałby obkolendować co najmniej 30-40% nieobecnych podczas głosowania właścicieli. W całym swoim barwnym życiu zarządcy nieruchomości spotkałem tylko jednego notariusza, który był gotów to robić.

Obalając zatem ten szkodliwie rozpowszechniony mit wyjaśniam; do zmiany osoby zarządcy (prawnej lub fizycznej), której zarząd został powierzony w trybie art. 18 UoWL, na drugą osobę (prawną lub fizyczną), czyli w praktyce jednej firmy zarządzającej na drugą, wystarcza zwykła uchwała, bez udziału notariusza. Jeżeli stary zarządca rzeczywiście doskwiera większości właścicieli to uchwałę taką łatwo podjąć częściowo na zebraniu i częściowo zbierając głosy w trybie indywidualnego ich zbierania. Niedowiarków odsyłam do wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 15 stycznia 2002 r. (sygn. akt: I ACa 995/2001).

Co innego, jeżeli nieruchomością zarządza zarządca, któremu zarząd powierzono w omówionym już wyżej trybie, a inicjatorami zmiany rządzi żądza władzy i wbrew zdrowemu rozsądkowi domagają się wyboru zarządu wspólnoty, o którym mówi art. 20 naszej biblii. Wbrew rozsądkowi, bo najczęściej oni i wybierający ich członkowie wspólnoty zupełnie pomijają aspekt odpowiedzialności cywilnej członków zarządu. Pomijają również fakt, że „niebycie” członkiem zarządu wcale nie pozbawia ich prawa uczestnictwa w zarządzie nieruchomością wspólną, o czym mówi art. 27 UoWL. Wracając do meritum, otóż w takiej sytuacji mamy do czynienia nie tylko ze zmianą zarządcy nieruchomości, ale również zmianą „sposobu zarządu” nieruchomością wspólną, a taka zmiana rzeczywiście wymaga bezwzględnie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Z chwilą jej podjęcia dotychczasowy zarządca traci legitymację do reprezentowania wspólnoty, a wybrany zarząd staje się jej organem reprezentacyjnym i wykonawczym. Sporadycznie zdarza się, że zarząd taki wykonuje czynności zarządzania samodzielnie, najczęściej zleca je „firmie zarządzającej”. Zdarza się nawet, że tej odwołanej. Wraz z zaspokojeniem żądzy władzy niechęć do dotychczasowego zarządcy bowiem maleje. Taka odwrotna proporcjonalność.

Jedną czy drugą uchwałę powinien przygotować Państwu dotychczasowy zarządca, na podstawie wniosku Właścicieli reprezentujących co najmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej. To konsekwencja art. 31 ust. b UoWL.  

Czy ja zachęcam Klientów do zmian zarządców nieruchomości? Kiedyś koleżanka po fachu postawiła mi taki zarzut, twierdząc przy tym również, że jako przedsiębiorca żyjący z zarządzania strzelam sobie w kolano. Może ma rację, ale w takim razie strzelam strasznie niecelnie.

Niedawno zwróciła się do mnie wspólnota z jednej z podpoznańskich miejscowości z pytaniem, czy podejmiemy się obsługi ich nieruchomości, ponieważ zmuszeni są zmienić zarządcę. W odpowiedzi zapytałem, co takiego tę Wspólnotę do tej zmiany zmusza. „Drogo”, mówią. „Inni płacą dużo taniej”. Poprosiłem o kilka danych dotyczących nieruchomości, plan gospodarczy i zestawienie zaliczek. Przejrzałem, przeliczyłem, pokazałem gdzie jest ok, a gdzie rzeczywiście można szukać oszczędności. Wskazałem, że jedna nieruchomość drugiej nie jest równa i nie można dokonywać prostych porównań. „Rozmawialiście na ten temat ze swoim zarządcą?” Pytam. „Nie”. Odpowiadają. No to weźcie te moje wyliczenia, pogadajcie, jak się nie dogadacie, to wtedy przyjdźcie. Poszli i nie wrócili. Czy się dogadali nie mam pojęcia, ale zmierzam do tego, że nigdy nikogo do zmiany zarządcy nie namawiam. Namawiam ludzi do dogadywania się, do wyjaśniania nieporozumień, do artykułowania swoich oczekiwań i swojego niezadowolenia, namawiam do współpracy, a nie wzajemnego zwalczania się.

„Zgoda buduje, niezgoda rujnuje”. Ale jeżeli Klient chce zmiany to niech zmienia, a my, zarządcy, mu w tym nie przeszkadzajmy. I to nie tylko wtedy, gdy mamy być tym nowym.

Sławomir Pinkowski